Ter bescherming van het HOI keurmerk tegen onbevoegd gebruik, is het HOI keurmerk als collectief merk bij het Benelux Merkenbureau gedeponeerd op naam van de Stichting HOI Keurmerk & Logo.
De Stichting HOI Keurmerk & Logo is opgericht met het doel het houden van toezicht op het gebruik van het HOI Keurmerk. Het onderstaande reglement gaat in op het gebruik van het HOI Keurmerk bij titels van de aangesloten uitgeverijen indien en voor zover is voldaan aan de voorwaarden en verplichtingen zoals in de handleiding bepaald.
Gebruik van het HOI Keurmerk
De uitgeverij gebruikt het HOI keurmerk voor de aangesloten titel op de wijze zoals hierna verder bepaald, na de eerste oplageopgave aan de hand van het assurance-rapport, betaling van de deelnamekosten en het entreebedrag en na ontvangst van de schriftelijke bevestiging van HOI dat de titel is geaccepteerd.
Verval van gebruik op het HOI Keurmerk
Vrijwillige opzegging: Na opzegging door de uitgeverij van de deelname van een titel vervalt het recht op het gebruik van het HOI Keurmerk per 31 december van het jaar waarin is opgezegd.
Niet nakomen van de verplichtingen door de uitgeverij: Indien naar aanleiding van controles dan wel op andere wijze blijkt dat de verplichtingen door de uitgeverij niet, niet tijdig en/of niet deugdelijk worden nagekomen, zal HOI het bestuur van Stichting HOI Keurmerk & Logo daarvan op de hoogte stellen.
De Stichting HOI Keurmerk & Logo zal naar aanleiding van de melding door HOI zoals hiervoor bedoeld, de uitgeverij schriftelijk in gebreke stellen en een redelijke termijn gunnen om alsnog aan de verplichting op deugdelijke wijze te voldoen.
Indien de uitgeverij niet binnen de door de Stichting HOI Keurmerk & Logo gestelde termijn alsnog haar verplichtingen is nagekomen, heeft de Stichting de bevoegdheid om het gebruik van het HOI keurmerk met onmiddellijke ingang in te trekken. Indien de Stichting van deze bevoegdheid gebruik maakt, ontvangt de uitgeverij daarvan schriftelijk bericht.
De Stichting HOI Keurmerk & Logo heeft de bevoegdheid zonder in gebreke stelling het gebruik met onmiddellijke ingang in te trekken, in het geval een tijdige en/of deugdelijke nakoming van de verplichtingen niet meer mogelijk is. Indien bijvoorbeeld de betreffende (kwartaal- dan wel jaar-) cijfers reeds gepubliceerd zijn.
Het gebruik van het HOI keurmerk eindigt met ingang van de dagtekening van het bericht van de Stichting HOI Keurmerk & Logo, dan wel op de einddatum die in dat bericht is genoemd. De uitgeverij waarbij het gebruik van het HOI keurmerk aldus wordt beëindigd, zal het gebruik van het keurmerk per genoemde datum staken.
HOI en de Stichting HOI Keurmerk & Logo zijn niet aansprakelijk voor de schade die de uitgeverij mocht ondervinden als gevolg van het niet meer kunnen gebruiken van het keurmerk HOI.
Uitvoering van HOI Keurmerk
Vanaf het eerste kwartaal 2013 hanteert HOI één keurmerk. Alle bij HOI aangesloten titels hanteren het zelfde HOI kerurmerk. Het is niet toegestaan wijzigingen aan te brengen op het HOI keurmerk.
Jaartal
In het keurmerk is het jaartal afgebeeld van het jaar van de tariefkaart van de aangesloten titel. Het keurmerk is voor de invoerder op de HOI-website op de afgeschermde pagina van de uitgever beschikbaar.
Tariefkaart
De uitgeverij heeft de verplichting het HOI Keurmerk met het juiste jaartal op te nemen op de advertentietariefkaart van de aangesloten titel.
Colofon
De uitgeverij heeft het recht het HOI Keurmerk op te nemen in het colofon van de aangesloten titel. Het is niet toegestaan om het HOI keurmerk in het colofon te combineren met oplagecijfers. Voor de oplagecijfers mag slechts verwezen worden naar officiële HOI publicaties, de HOI website of naar de tariefkaart van de betreffende titel.
Keurmerk voor andere doeleinden
Wanneer een uitgeverij voor een titel het HOI Keurmerk voor andere doeleinden wenst te gebruiken (zoals bijvoorbeeld in mailings of advertenties), dan dient voorafgaand schriftelijke goedkeuring door HOI te worden verstrekt.